Reuniones sin papel, ¿cómo convencer a tu jefe?

Cada día hay más organizaciones que adquieren una solución para la organización de reuniones. Sin embargo, aún existen muchas oficinas donde en el departamento de secretaría se deben realizar un sinfín de impresiones para proveer a los participantes del orden del día, del acta y de los listados de decisiones.

Es por ello que resulta comprensible que cada vez más secretarias prefieran trabajar con una aplicación que optimice este trabajo a la vez que se prescinda del papel impreso. No obstante, desde la gerencia, a menudo se encuentra bastante resistencia a adoptar este tipo de aplicaciones. ¿Cómo convencer a la dirección para abandonar el enfoque tradicional de la organización de reuniones? En este artículo encontrarás los argumentos necesarios que te ayudarán a poner en marcha esta transición.

Argumento 1 – Ahorro

Mil euros por hora.  Esta es la media de lo que cuesta cada hora de una reunión del equipo directivo en una gran organización. Esta estimación no incluye gastos relacionados de café, sala de reuniones y equipamiento. Normalmente no solemos pensar en estos detalles, pero cada minuto de ahorro supone una inmediata generación de ingresos. En la práctica vemos que además también se ahorra mucho tiempo. El cálculo aproximado de tiempo ahorrado en cada reunión es de un 10 a 30 por ciento.

Argumento 2 – Gestión de tareas

A fin de cuentas nos reunimos esencialmente para tomar decisiones. Tras la aportación de cada participante, se toma una decisión o se determina una tarea a realizar. En estos casos, es deseable que dichas tareas lleguen a cumplirse dentro del plazo propuesto. Aquí es donde las aplicaciones para la organización de reuniones realizan un aporte imprescindible, optimizando y agilizando cada tarea. Un buen sistema asigna tareas a los participantes. Cuando un director desea saber si un participante en concreto ha cumplido con su tarea en el plazo indicado, la aplicación le brindará rápidamente esta información.

Argumento 3 – Información precisa

¨¿Estamos por la versión 9 o la 10 de este orden del día? ¨Si el organizador de la reunión oye este tipo de preguntas una y otra vez, podemos llegar a pensar que también exista cierto desconcierto entre los participantes. Una buena aplicación para reuniones se integra perfectamente con los sistemas presentes en la organización. Para secretaría, esto significa evitar el envío constante de emails anunciando los cambios sucedidos en cada nueva versión del orden del día, agilizando su trabajo y previniendo cualquier contratiempo durante la reunión.

Argumento 4 – Mayor control diario

¿Tu superior es alguien que nada más salir de una reunión enlaza con la siguiente y necesita disponer de todos los documentos puntualmente? Un buen sistema ofrece una carpeta diaria en donde se encuentren organizados los documentos necesarios para cada reunión.

Argumento 5 – Menos tinta y papel

Las herramientas para la organización de reuniones ahorran papel y, por tanto, árboles. Pero no nos olvidemos también del tóner y de los gastos de impresión. En esta época en la que está tan en boga la RSC, no debe faltar este tipo de argumentos tan importantes. Existen soluciones que se encargan de plantar un árbol nuevo por cada árbol salvado de su tala.

Argumento 6 – Menos tiempo de espera

¿Recibes solicitudes de búsquedas en el archivo de reuniones sobre lo que se decidió en una determinada reunión? Esto, aparte de retrasar tu trabajo retrasa también el de tus superiores. Una solución completa para reuniones dispone de un archivo digital automático, desde el cual los participantes puedan también realizar sus consultas. Una ventaja adicional de este archivo es que ya no se necesiten archivos físicos, lo que ahorra un espacio en la oficina en el que puedes, por ejemplo, colocar una bonita planta que alegre la oficina a la vez de ser beneficiosa para el ambiente.

Para aquellas organizaciones en las que se organicen muchas reuniones, existen una serie de argumentos que avalan la utilización de una solución para la organización de reuniones. No obstante, debemos plantearnos si el uso de este tipo de herramientas es siempre necesario o si, por el contrario, existen situaciones en las cuales podríamos prescindir de este instrumento.

Sin objetivo

¿Es necesaria una reunión? Esto debería ser lo primero que debiéramos preguntarnos. En muchas organizaciones se da el caso de una arraigada cultura de la reunión. Es posible que en estas situaciones se evite una reunión simplemente preguntando a tu superior por el objetivo de la misma. Si no existe un claro objetivo, reunirse resulta una pérdida de tiempo.

Colaboración

No todos los encuentros son reuniones. Si lo que quieres es trabajar en equipo y a la vez con los mismos documentos, entonces es mejor utilizar Sharepoint o Huddle, software con el que se puede trabajar en colaboración de manera simultánea. Si la seguridad de los documentos no es un dato a tener en cuenta, también podemos utilizar Google Docs o Dropbox.

Sincronización y toma de decisiones

Si el objetivo de las reuniones es la sincronización, no necesitas la implementación de una herramienta para reuniones. La cosa cambia cuando el objetivo es la sincronización junto a la posterior toma de decisiones. Principalmente cuando la calidad de las decisiones debe optimizarse y agilizarse es cuando la adquisición de una aplicación para la organización de reuniones está perfectamente justificada.