Integración con otros sistemas

En DocWolves, nuestro lema dice: Driving your decisions, o lo que podríamos traducir como: Tomando tus propias decisiones. Un preciado objetivo a conseguir en colaboración con nuestros clientes. Sobre todo “en colaboración”, porque esto no se podría conseguir sólo por nuestra parte ya que la toma de decisiones es un proceso en cadena. A pesar de que durante una reunión los planes se convierten en acciones concretas y las propuestas en decisiones oficiales, el trabajo preparatorio se realiza por otras personas. Precisamente porque esta preparación es normalmente un trabajo de equipo, deberá introducirse un buen sistema informático que agilice todo el proceso.

DocWolves opera en la toma de decisiones. De ahí que OurMeeting, en la celebración de reuniones sin papel, se centre en el apoyo del proceso completo de cada reunión. La preparación de reuniones empieza siempre con la elaboración del orden del día. A éste se le deben adjuntar los documentos necesarios que contengan la información a tratar durante la reunión. Tras la misma, se deberá elaborar el listado de acciones y decisiones, además del acta de la reunión celebrada. Todo este proceso está cubierto por OurMeeting.

Como ya he comentado, la reunión es simplemente una parte de la toma de decisiones. La siguiente pregunta se encuentra entonces justificada: ¿de dónde vienen los documentos de la reunión? o tras ella, ¿adónde se debe dirigir el acta o los listados de decisiones? ¿Quién hace qué con los puntos de acción?

Esta es la parte crucial en la que se requiere la integración entre los sistemas de gestión documental existentes en la empresa. Como cliente no debería aceptar desajustes entre los diferentes sistemas y tener que introducir manualmente la información.

La integración entre sistemas de información es siempre técnicamente posible. Las bases de datos se comunican entre si. Además, muchas interfaces de integración se encuentran ya estandarizadas, sobre todo dentro de la Administración Pública. El único problema es que muchos proveedores no suelen encargarse de la integración entre sistemas. Por supuesto, usted no debe aceptar esta situación. Así no se puede maximizar el rendimiento de los sistemas de información adquiridos.

Debido a este tipo de incidencias, DocWolves ha creado un sistema móvil de flujo de trabajo basado en los mismos principios de seguridad, flexibilidad y usabilidad que DocWolves aplica en el desarrollo de OurMeeting. De este modo, es posible la creación de documentos y compilación de archivos y entregarlos fácilmente de un departamento a otro dentro de la misma organización. Gracias a esto, ya no es necesario cuestionarse sobre el origen y destino de los documentos de cada reunión, o de adónde debe destinarse el acta de la reunión celebrada. Ésta debe ir indudablemente al archivo de reuniones.

DocWolves no pretende proporcionar una solución que lo abarque todo. Lo que hacemos es facilitar el trayecto de toma de decisiones. Utilizando los sistemas de información de cada empresa, DocWolves completa el proceso rellenando los vacíos existentes. Es lo que justificamos con nuestro lema: Driving your decisions!